Klikkaa asiakaslistan yläreunasta Lisää asiakas. Avautuvassa ikkunassa on valittavissa Yksittäinen asiakas ja Excel-tuonti (usean asiakkaan tuonti kerralla) omina välilehtinään:
Yksittäistä asiakasta lisätessä, valitsemalla ensin asiakastyypin lomakkeen kentät vaihtuvat valinnan mukaan. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia tietoja.
Yrityksen lisääminen Y-tunnuksella (Rekisterihaku)
Kun organisaatiollasi on käytössä tietojen rikastus, yrityksen tietoja ei tarvitse kirjoittaa käsin. Palvelu hakee ne rekisteristä Y-tunnuksen perusteella. Rekisterihaku on tällä hetkellä käytettävissä suomalaisille yrityksille.
Valitse Asiakastyyppi-kentästä Yritys.
Valitse yrityksen maa (oletuksena Suomi).
Syötä Y-tunnus ja paina Jatka.
Tarkista löydetyt tiedot ja paina Luo yritys. Yritys seulotaan heti rekisterin mukaisella virallisella nimellä.
Yritysasiakkaan lisääminen
Y-tunnus / Business ID * – Yrityksen rekisteröintitunnus, esim. 1234567-8.
Yrityksen nimi * – Virallinen rekisteröity nimi.
Maakoodi – Kaksikirjaiminen maakoodi, esim. FI, SE, US.
Yksilöivä tunniste – Oma sisäinen viite tai asiakasnumero, jolla yhdistät asiakkaan omaan järjestelmääsi. Jos annettu, tunnisteen on oltava yksilöllinen.
Kommentti – Vapaamuotoinen kenttä sisäisille muistiinpanoille, esim. tilatiedoille.
Henkilöasiakkaan lisääminen
Nimi * – Henkilön koko nimi siinä muodossa kuin se esiintyy virallisissa asiakirjoissa.
Syntymäaika – Syntymäpäivä. Parantaa osumien tunnistustarkkuutta ja mahdollistaa automaattihyväksynnän.
Kansalaisuudet – Yksi tai useampi kansalaisuus. Kirjoita kenttään hakeaksesi maan nimellä tai koodilla.
Sähköpostiosoite – Yhteystiedoksi tallennettava sähköposti.
Yksilöivä tunniste – Oma sisäinen viite tai asiakasnumero. Jos annettu, tunnisteen on oltava yksilöllinen.
Kommentti – Vapaamuotoinen kenttä sisäisille muistiinpanoille.
Vinkki: Mitä täydellisemmät tiedot annat (syntymäaika, kansalaisuudet), sitä tarkemmin järjestelmä pystyy erottamaan oikeat osumat vääristä ja sitä suuremman osan vääristä osumista automaattihyväksyntä voi käsitellä puolestasi.
Kun tallennat asiakkaan, pakoteseulonta käynnistyy automaattisesti. Asiakas on Odottaa-tilassa, kunnes seulonta valmistuu. Jos osumia löytyy, asiakas siirtyy Ratkaisematon-tilaan; muuten tilaksi tulee Hyväksytty.
Excel-tuonti
Excel-tuonnilla lisäät tai päivität useita asiakkaita kerralla. Tuonti tukee .xlsx- ja .xls-tiedostoja. Tiedoston ensimmäisen rivin on oltava otsikkorivi ja varsinaisen datan alettava toiselta riviltä.
Avaa tuonti: klikkaa Lisää asiakas ja valitse Excel-tuonti-välilehti (tai käytä etusivun Tuo asiakkaita -pikakuvaketta).
Valitse tiedosto: Lataa Excel-tiedosto koneeltasi.
Kohdista sarakkeet: valitse tuotko henkilöitä vai yrityksiä, ja kohdista Excelin sarakkeet järjestelmän kenttiin. Jokaisen sarakkeen alla näkyy esimerkkirivejä kohdistuksen tueksi. Tarpeettomat sarakkeet ohitetaan valinnalla "-- Ohita sarake --".
Esikatsele dataa: Näet kelvolliset rivit sekä virheelliset rivit virheineen.
Tuo asiakkaat: Tuonti etenee taustalla ja näet edistymisen ruudulla. Älä päivitä sivua tuonnin aikana.
Tuettavat kentät Excel-tuonnissa
Kenttä | Henkilö | Yritys |
Nimi / Yrityksen nimi | Pakollinen* | Pakollinen |
Etunimi ja Sukunimi | Vaihtoehto Nimelle* | – |
Y-tunnus (Business ID) | – | Pakollinen |
Syntymäaika | Valinnainen | – |
Kansalaisuudet / Maakoodi | Valinnainen | Valinnainen |
Sähköpostiosoite | Valinnainen | – |
Yksilöivä tunniste | Valinnainen | Valinnainen |
Kommentti | Valinnainen | Valinnainen |
Tägit | Valinnainen | Valinnainen |
*Henkilön nimen voi tuoda joko yhtenä Nimi-sarakkeena tai erillisinä Etunimi- ja Sukunimi-sarakkeina — ei molempina samassa tiedostossa.
Tägit-sarakkeessa voit antaa asiakkaalle tägejä pilkulla eroteltuina. Jos sama täginimi esiintyy useassa tägiryhmässä, käytä muotoa Ryhmä:Tägi. Puolipiste ei käy erottimeksi.
Tägien on oltava valmiiksi luotuina kohdassa Asetukset → Tägit.
Olemassa olevien asiakkaiden päivitys tuonnilla
Tiedoston valinnan yhteydessä voit rastittaa valinnan Päivitä tunnisteella löytyvät olemassa olevat asiakkaat. Tällöin rivit, joiden yksilöivä tunniste vastaa järjestelmässä jo olevaa asiakasta, päivittävät kyseisen asiakkaan tiedot sen sijaan, että rivi hylättäisiin kaksoiskappaleena. Päivitetyille asiakkaille ajetaan uusi pakoteseulonta. Tiedoston tägit lisätään päivitettävälle asiakkaalle, mutta asiakkaan aiempia tägejä ei poisteta.
Huom! Vain kelvolliset rivit tuodaan ja virheelliset rivit ohitetaan. Yleisimmät hylkäyssyyt: puuttuva pakollinen kenttä, virheellinen päivämäärämuoto tai kahdentunut yksilöivä tunniste. Tarkista virheet esikatselussa ja korjaa lähdetiedosto tarvittaessa.
Vinkki: Tuonti käsittelee sujuvasti tuhansien rivien tiedostoja. Jos jokin rivi epäonnistuu tuontivaiheessa, näet epäonnistuneet rivit ja voit kopioida ne talteen tai yrittää uudelleen.