Tietopyyntöjen hallinta on KYC-prosessin ytimessä. Kokosimme tähän asiantuntijoiden parhaat käytännön vinkit joilla teet tietopyyntöjen käsittelystä nopeampaa ja sujuvampaa sekä itsellesi että asiakkaillesi. Ota alta niksit haltuun!
1. Vinkki: Vanhentunut tietopyyntö
Asiakas ei ehtinyt vastata määräajassa? Ei hätää! Sinun ei tarvitse luoda kokonaan uutta tietopyyntöä.
Mene asiakkaan Lähetetyt tietopyynnöt näkymään ja jatka vanhentuneen pyynnön voimassaoloa Voimassa-sarakkeen lukko-ikonista. Ilmoita asiakkaalle, että sama vanha vastauslinkki toimii jälleen.
2. Vinkki: Kansainvälisen asiakkaan tunnistus
Miten tunnistaa luotettavasti asiakas, jolla ei ole pohjoismaisia pankkitunnuksia?
Uusi biometrinen tunnistus on tähän moderni ja turvallinen ratkaisu.
Biometrinen tunnistus toimii niin, että asiakas käyttää passiaan ja kasvojentunnistusta suoraan selaimessa, ja palvelu varmentaa automaattisesti asiakirjan aitouden, sekä onko tunnistautuva henkilö todellinen ja elävä.
Lue lisää: Mikä on biometrinen tunnistus ja miten otan sen käyttöön?
3. Vinkki: Asiakas voi tallentaa myös itselleen antamansa vastaukset
Vinkkaa asiakkaalle, että ennen vastausten lähettämistä hän voi ladata niistä PDF-raportin tietopyynnön viimeiseltä Lähetys-välilehdeltä. Tämä onnistuu klikkaamalla näkymän oikeasta reunasta löytyvää punaista PDF-kuvaketta.
Samaisen PDF-raportin saa ladattua myös tietopyynnön arvioinnista.
4. Vinkki: Pidä järjestelmä siistinä – poista turhat tietopyynnöt
Jos päätät lähettää kokonaan uuden tietopyynnön esimerkiksi vanhentuneen tilalle tai huomaat että asiakkaalle on turhaan auki useampi tietopyyntö, muista siivota: poista aiheettomat pyynnöt järjestelmästä. Tämä pitää Lähetetyt tietopyynnöt näkymän ja etusivun Tehtävät -osion selkeänä, jolloin vältät mahdolliset sekaannukset.
5. Vinkki: Tarvitsetko tuplavahvistuksen tiedoille? Hyödynnä PDF-raporttia ja sähköistä allekirjoitusta
Joskus voi olla tarpeen saada toisenkin yrityksen edustajan vahvistus annetuille tiedoille. Tässä on näppärä keino yhdistää KYC-prosessi ja sähköinen allekirjoitus!
Kun olet saanut tietopyynnön vastaukset, lataa ne PDF-raporttina tietopyynnön arvioinnista. Lähetä tämä PDF sähköisellä allekirjoituksella sähköistä tunnistusta käyttäen toiselle vastuuhenkilölle. Näin saat paitsi toisen henkilön vahvistuksen tiedoille, myös todennettua samalla hänen henkilöllisyytensä luotettavasti.
Toivottavasti näistä nikseistä on apua kycitykseen!
Onko sinulla jokin oma hyväksi havaittu kikka tietopyyntöjen hallintaan? Jaa se kommenteissa!