Ensimmäinen ja tärkein askel ilmoitusvelvollisuuden täyttämisessä on asiakkaan tunteminen ja tunnistaminen. Olipa kyseessä sitten pieni tai suuri asiakas, lakisääteinen velvoite on sama. Jokaisen ilmoitusvelvollisen on tunnettava asiakkaansa ja tunnistettava, ketkä ovat tosiasiallisia edunsaajia – eli ne henkilöt, jotka todellisuudessa hyötyvät liiketoimesta.
Tarkoituksena on varmistaa, ettei yritystä käytetä esimerkiksi rahanpesuun tai terrorismin rahoittamiseen. On siis huolehdittava että kaikki palaset ovat kohdallaan ja epäjohdonmukaisuudet on selvitettävä.
Onneksi apua on saatavilla. Netvisor KYCissä asiakkaan henkilöllisyys voidaan todentaa helposti ja luotettavasti sähköisellä tietopyyntölomakkeella, jolloin turhia paperilomakkeita ja niiden arkistointia ei tarvita. Sähköinen todentaminen myös parantaa tietojen luotettavuutta. Se on nopea ja vaivaton tapa varmistaa, että kaikki on kunnossa ja asiat on hoidettu lainmukaisesti.
Laki määrittää, mitä tietoja asiakkaasta on selvitettävä ja säilytettävä osana asiakkaan tuntemisvelvollisuutta. Asiakkaiden tuntemisessa ja tunnistamisessa kerätyt tiedot ovat arkaluonteisia, ja nämä tiedot on säilytettävä erillään muista asiakastiedoista. Netvisor KYCssa tiedot on kerätty ja säilytetty erillään muista asiakastiedoista valmiiksi, joten sinun ei tarvitse miettiä erillisten kansioiden tai tietojärjestelmien luomista.
Miten sitten on säilytysaikojen laita? Selkeä nyrkkisääntö on, että asiakastiedot ja tarvittaessa muut asiakirjat on säilytettävä viiden vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä tai yksittäisen liiketoimen suorittamisesta. Muista siis pitää huolta siitä, että kaikki tarvittavat tiedot ovat tallessa ja helposti saatavilla, mutta vain sen aikaa kuin on tarpeen. Oikeaoppinen säilytys on paitsi lain vaatimus, myös osoitus vastuullisesta toiminnasta.
Juttusarjamme jatkuu pian! Seuraavaksi aiheena on ilmoitusvelvollisen oman toiminnan peruskivi: yrityksen oma riskiarvio