Tietopyynnöllä pyydät asiakkaaltasi lisätietoja tai asiakirjoja suoraan palvelun kautta, esimerkiksi pakoteosuman selvittämiseksi. Vastaanottaja saa sähköpostiinsa linkin ja avauskoodin ja vastaa selaimessa. Vastaukset tulevat tarkastettaviksi asiakkaan tietosivulle, ja kaikki vaiheet kirjautuvat asiakkaan tapahtumiin.
Ylläpitäjä ottaa tietopyynnöt käyttöön kohdassa Asetukset → Ominaisuudet → Tietopyynnöt.
Pohjat
Tietopyyntöjen kysymykset tulevat pohjista. Pohjat ovat Netvisor KYC:n laatimia ja ylläpitämiä, ja ne näkyvät kohdassa Asetukset → Tietopyynnöt ryhmässä Hallitut pohjat. Valitse pohjan rivin valikosta Esikatsele, niin näet pohjan kysymykset. Kun Netvisor KYC päivittää pohjaa, jo lähetetyt pyynnöt pysyvät ennallaan.
Tietopyynnön lähettäminen
Avaa asiakkaan tietosivu ja valitse Tietopyynnöt-välilehti. Yrityksellä se on Seulonta-välilehden alla.
Paina Lähetä tietopyyntö.
Valitse pohja ja tarkista vastaanottajan nimi ja sähköpostiosoite. Henkilöasiakkaalla ne esitäytetään asiakkaan tiedoista. Yritysasiakkaalla nimeksi tulee yrityksen nimi ja sähköposti on tyhjä, joten kirjoita tilalle yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite.
Valitse viestin kieli (suomi tai englanti) ja halutessasi vastauksen eräpäivä, joka on oletuksena kuukauden päässä.
Jätä valinta Tarjoa vastaanottajalle hänen aiemmat vastauksensa päälle, jos saman henkilön samalle asiakkaalle aiemmin antamat vastaukset saa esitäyttää. Vastaaja näkee esitäytetyt vastaukset merkittyinä ja voi päivittää ne.
Paina Lähetä.
Vastaanottaja saa sähköpostin, jossa ovat linkki tietopyyntöön ja kuusinumeroinen avauskoodi. Jos vastausta ei kuulu, palvelu lähettää automaattisesti muistutuksen enintään kolme kertaa ja vähintään kolmen päivän välein eräpäivään asti.
Tietopyyntöjen seuranta
Asiakkaan Tietopyynnöt-välilehdellä näet kaikki asiakkaalle lähetetyt pyynnöt: vastaanottajan, kontekstin, tilan, toimituksen, eräpäivän ja luontiajan.
Tila | Merkitys |
Avoin | Lähetetty. Vastaanottaja ei ole vielä tallentanut vastauksia. |
Osittain valmis | Vastaanottaja on tallentanut keskeneräiset vastaukset. |
Valmis | Vastaanottaja on lähettänyt vastaukset, jotka odottavat tarkastustasi. |
Myöhässä | Eräpäivä on ohitettu ilman lähetettyjä vastauksia. |
Tarkastettu | Olet tarkastanut ja sulkenut pyynnön. |
Toimitus-sarake kertoo sähköpostin tilan: Lähetetty, Palautui (vastaanottajan postipalvelin ei ottanut viestiä vastaan) tai Ei toimitettu (lähetys epäonnistui). Organisaatiosi käyttäjät saavat sähköposti-ilmoituksen, kun pyyntöön on vastattu, kun eräpäivä ylittyy ja kun viesti ei mene perille.
Huomautus: Kun asiakkaalla on tarkastamaton tietopyyntö, hänen osumiaan ei hylätä automaattisesti. Automaattihyväksyntä arvioi osumat uudelleen, kun pyyntö on tarkastettu.
Vastaanottajan näkymä
Vastaanottaja avaa sähköpostin linkin ja syöttää avauskoodin.
Hän vastaa kysymyksiin. Pakolliset kysymykset on merkitty, ja sivun yläreunassa näkyy, montako pakollista on vielä vastaamatta. Liitteiksi käyvät PDF-, JPG- ja PNG-tiedostot.
Tallenna luonnos tallentaa keskeneräiset vastaukset. Vastaamista voi jatkaa myöhemmin samalla linkillä ja koodilla.
Lähetä lähettää vastaukset, kun kaikki pakolliset kohdat on täytetty.
Vastausten tarkastaminen
Avaa pyyntö klikkaamalla sen riviä. Vastaukset tulevat näkyviin vasta, kun vastaanottaja on lähettänyt ne. Keskeneräisiä luonnoksia ei näytetä.
Vastaukset käydään läpi sivu kerrallaan painikkeilla Seuraava ja Takaisin.
Asiakirjat – lataa liite Lataa-painikkeella ja kirjaa arvio: Hyväksytty, Hylätty tai Vaatii jatkotoimia.
Riskivastaukset – pohjaan riskialttiiksi merkityt vastausvaihtoehdot korostetaan Riski-merkinnällä. Kuittaa jokainen ja kirjaa peruste ennen kuin suljet pyynnön.
Sulje pyyntö – valitse syy (esimerkiksi Vastattu riittävästi, Saatu muuta kautta tai Lähetetty virheellisesti) ja kirjoita halutessasi huomautus. Pyynnön tilaksi tulee Tarkastettu.
Huomautus: Suljettua pyyntöä ei voi avata uudelleen. Jos tarvitset lisätietoja, lähetä uusi tietopyyntö. Vastaukset ja liitteet säilyvät asiakkaan tiedoissa, ja ne poistuvat asiakkaan mukana, kun poistettu asiakas poistetaan pysyvästi 30 päivän kuluttua.