Ohjeessa käsitellään asiakkaiden ja kandidaattien passivointia asiakassuhteen päättyessä, tietojen säilytysaikoja sekä passivoitujen tietojen uudelleenaktivointia. Ohjeessa neuvotaan myös, miten järjestelmä muistuttaa tietojen poistamisesta tietosuojaperiaatteiden mukaisesti.
Asiakkaan tai kandidaatin passivointi
Passiiviset > Asiakkaat tai Passiiviset > Kandidaatit
Kun asiakassuhde päättyy, asiakas merkitään passiiviseksi perustiedoista. Tietosuojaperiaatteita noudattaen järjestelmä säilyttää passivoitujen asiakkaiden tietoja vähintään viisi vuotta. Järjestelmä muistuttaa viiden vuoden jälkeen passivoitujen asiakastietojen poistamisesta. Edellä mainittu koskee myös kandidaatteja.
Suorita passivointi seuraavasti:
Klikkaa kyseistä asiakasta tai kandidaattia.
Valitse Perustiedot > Asiakkaan tilatiedot > Passivoi asiakas.
Asiakkaan tai kandidaatin uudelleenaktivointi
Passivoitu asiakas tai kandidaatti voidaan myös aktivoida uudelleen.
Aktivoi asiakas tai kandidaatti valitsemalla Passiiviset > Asiakkaat > kyseinen asiakas > Asiakkaan tilatiedot > Aktivoi asiakas.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Kuinka kauan passivoitujen asiakkaiden tietoja säilytetään?
Järjestelmä säilyttää tietoja vähintään viisi vuotta tietosuojaperiaatteiden mukaisesti.
Miten järjestelmä huomioi tietojen poistotarpeen?
Järjestelmä muistuttaa viiden vuoden jälkeen passivoitujen asiakastietojen poistamisesta.
Voiko kerran passivoidun asiakkaan palauttaa aktiiviseksi?
Kyllä, passivoitu asiakas tai kandidaatti voidaan aktivoida uudelleen tilatiedoista.
Avainsanat: asiakas, kandidaatti, passivointi, aktivointi, tietosuoja, säilytysaika, tilatiedot, perustiedot